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必赢客设备信息化管理方案探讨

作者:     发布时间: 2013-02-18     点击量:
      设备管理现状:总公司设备科负责对公司设备进行管理,对公司所属设备登记造册,建立纸质设备台帐,记录设备的相关信息,如自编号、型号规格、名称、生产厂家、启用日期、原值、净值、变动情况等,定期手工更新一次,设备购买合同、设备租赁合同等另外归类存档等。

       存在的蔽端:台帐信息不全,有些信息不能实时更新(如折旧率),纸质档案难以保存和查询,设备的全生命周期内很难一目了然知道这台设备的经济效益,与设备相关的各种合同不能做到无纸化动态管理等。

       针对这一现状和存在的问题,本人做了二个的方面工作:一是对所有总公司的设备仪器按类别统一编号,做成资产登记卡,粘贴在设备仪器上,然后对设备仪器的正面和侧面拍照,卡片试样如下图一所示


图一、资产登记卡

      并将采集的设备仪器的图片数据整理后保存在硬盘上,为设备电子台帐准备图片资料。二是开发公司资产管理软件,具体管理方案和思路如下:结合总公司的设备管理制度和现实的管理需求,第一步建立设备电子台帐;第二步建立设备维修、设备保养、设备调拨、设备租赁、设备拍卖、设备报废等子表,并将子表信息关联到设备台帐中,实现信息共享;第三步,在设备台帐中能实时更新某个设备从购买到报废的全生命周期中的各个阶段利润的变化情况,若为正值,则实现了增值;若仍为负值,则还未收回成本。四步,在设备租赁中植入租赁合同原件的扫描件(PDF格式),若内租,则与项目合同管理共享;若外租,则单独存在。软件卡通式操作总界面和具体操作界面如下图二、图三所示:


图二、软件卡通式操作总界面


图三、具体操作界面

      软件实现的基本功能有:
       1、台帐管理:建立设备基础资料,如:设备的基本信息;设备的技术参数;设备的机构和部件组成;设备的图片及文档;设备的位置信息;设备的定期保养维护要求;
       2、数据查询:按设备类别进行查询,查询结果明细表可输出不同格式;
       3、设备变动处理:可对设备变动、设备调拨、设备租赁进行查询、处理和汇总;
       4、折旧:所有设备净值按“设备台帐表”后的附注计算,且每月在台帐表中自动更新;
       5、汇总与打印:可进行设备台帐汇总打印,或按设备分类打印设备台帐;
       6、所有设备实现直观的效益跟踪;
       7、因内网的登录者为本公司内部人员,因此可提供查询、指定表格内容修改、删除及表格的打印功能(须设定对指定部门或指定人开放);由管理员对部门相关人员设定权限,指定专人负责对各自相关信息的录入。
       根据半年来的使用情况看,软件使用中存在一大难点,相关信息不能及时得到更新,原因是具体管理人员未能熟练操作资产管理软件,若按规则流程处理的相关事务并及时更新到相关设备信息中,则能做到帐目清晰、查询方便,永久保存且无须重复性工作。

(必赢客总公司信息中心任曙光)